Phòng Hành chính – Thanh tra

1420

I. CHỨC NĂNG

– Tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác quy hoạch xây dựng tổng thể, hành chính và quản trị;

– Thực hiện kế hoạch của Phân hiệu, kế hoạch hàng năm của các đơn vị trong  Phân hiệu; giúp Lãnh đạo quản lý đất đai, cơ sở vật chất, vật tư, trang thiết bị, các hoạt động hành chính văn thư, lưu trữ, lễ tân, điều phối phương tiện công tác, các hoạt động phục vụ và dịch vụ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền

– Tham mưu, giúp Phân hiệu trưởng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra trong phạm vi quản lý của Phân Hiệu trưởng, nhằm bảo đảm việc thi hành pháp luật và việc thực hiện nhiệm vụ của Phân hiệu, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực giáo dục đào tạo.

III. NHIỆM VỤ

1.Công tác văn thư

– Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư.

– Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị v.v…của Phân hiệu theo yêu cầu của Lãnh đạo.

– Ký sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được uỷ nhiệm.

– Cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường theo sự ủy nhiệm của Lãnh đạo.

– Quản lí con dấu và bộ tên khắc của lãnh đạo nhà trường theo các quy định hiện hành.

2. Công tác lưu trữ

– Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ chung của Phân hiệu.

– Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định hiện hành.

3. Công tác Lễ tân

– Tổ chức tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với Phân hiệu.

– Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các sự kiện, hội nghị và hội thảo của Phân hiệu.

4. Điều phối phương tiện công tác

– Quản lý và điều động xe của Phân hiệu theo đúng quy định.

– Phục vụ việc đưa đón cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trong Phân hiệu đi nghiên cứu, thực tập thực địa; cán bộ ngoài trường và chuyên gia nước ngoài đến công tác, hội nghị, hội thảo tại trường khi có yêu cầu và được Lãnh đạo phê duyệt.

– Kiểm tra, theo dõi về mặt kỹ thuật xe thường xuyên, định kỳ kiểm tra, bão dưỡng theo đúng quy định, lập kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa xe khi có yêu cầu và được Lãnh đạo phê duyệt.

5. Quản lý đất đai, cơ sở vật chất

Quản lý sơ đồ mặt bằng đất đai, sơ đồ thiết kế và tình trạng về  các công trình Hội trường, phòng học, phòng khách, phòng làm việc, hệ thống điện, nước của Phân hiệu.

6. Quản lý mua sắm vật tư , trang thiết bị

– Tổng hợp dự trù tài sản vật tư, trang thiết bị thông dụng của các đơn vị để dự trù ngân sách hàng năm.

– Thực hiện mua sắm, cấp phát theo đúng tiêu chuẩn, định mức vật tư, trang thiết bị đã được Lãnh đạo phe duyệt phê duyệt.

– Theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng toàn bộ tài sản, vật tư thông dụng đã cấp phát cho các đơn vị hoặc các trang thiết bị tại giảng đường, các công trình công cộng.

– Kiểm kê tài sản, trang thiết bị, báo cáo kiểm kê tài sản hàng năm.

7. Cung cấp nước uống và đảm bảo vệ sinh

Cung cấp nước uống cho hội nghị, hội thảo, tổ chức sự kiện, phục vụ nước uống cho giảng viên khi lên lớp.

– Đảm bảo vệ sinh các phòng Phân hiệu trưởng, Phân hiệu phó, Hội trường, phòng học, hành lang, cầu thang, khuôn viên Phân hiệu;

–  Đảm bảo các toilet luôn luôn sạch, không mùi hôi.

8. Trình Phân hiệu trưởng chương trình, kế hoạch thanh tra hàng năm và tổ chức, phối hợp thực hiện sau khi được Phân hiệu trưởng phê duyệt. Theo dõi, tổng hợp tình hình công tác thanh tra, kiểm tra và báo cáo cho Phân hiệu trưởng.

9.  Thanh tra , kiểm tra giám sát việc thực hiện chính sách và pháp luật về giáo dục; phòng ngừa, đấu tranh chống tiêu cực và việc thực hiện các cuộc vận động lớn của ngành được tổ chức thực hiện trong trong Phân hiệu.

10. Thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch, chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục, quy chế đào tạo, quy chế thi, công tác xét tuyển sinh, thi tuyển sinh; Hồ sơ cấp văn bằng, chứng chỉ; việc thực hiện các quy định về giáo trình, bài giảng; việc quản lý tài sản, các điều kiện cần thiết khác đảm bảo chất lượng giáo dục đào tạo.

11. Kiểm soát về mặt hành chính giờ giảng dạy của giảng viên, ghi nhận vào sổ theo dõi, chủ động góp ý với giảng viên, nhận xét đánh giá về các giảng viên.

12. Giám sát, ghi nhận, việc thực hiện nội quy, nền nếp, giờ giấc của cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên hằng ngày. Cuối tuần, tháng, quý, năm, tổng hơp, phân tích đáng giá, báo cáo Lãnh đạo. Phối hợp với Phòng QLĐT-CTSV-ĐH điểm danh tất cả các buổi học của sinh viên trên lớp.

13. Tiếp công dân và phối hợp với các đơn vị có liên quan trong Phân hiệu, chuẩn bị các nội dung, tài liệu và các điều kiện phục vụ công tác tiếp công dân theo đúng quy định.

14. Phối hợp với các phòng chức năng, kiểm tra, đánh giá hiệu quả, hiệu suất, tiến độ thực hiện công việc, sự đoàn kết, mâu thuẫn;  theo định kỳ và chỉ đạo của Lãnh đạo Phân hiệu.

III. NHÂN SỰ

STT HỌ VÀ TÊN  CHỨC VỤ  EMAIL
1 Trần Văn Lượng Trưởng phòng vanluong.cm@bdu.edu.vn
2 Nguyễn Văn Cần Nhân viên vancan.cm@bdu.edu.vn
3 Lý Thu Đông Nhân viên
4 Trần Kim Lánh Nhân viên
5 Đào Mộng Nghi Nhân viên dmnghi.cm@bdu.edu.vn
6 Nguyễn Thị Bích Thủy Nhân viên bichthuy.cm@bdu.edu.vn
7 Vũ Xuân Triển Nhân viên

IV. THÔNG TIN LIÊN HỆ

 – Điện thoại: 0290 3 552 177 (Ext: 102,109)